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首頁》行業動向>>怎樣推動展會的發展
隨著中國展覽業的發展,各地的承包商如雨后春筍般涌現,他們在業內競爭十分激烈。他們在一般硬件性的工作上都能做好,但在設計工作和裝修材料的應用上還是良莠不齊的,并且各個公司的管理能力千差萬別。由于目前業界在裝修材料上對環保等方面的要求還沒有一個統一的標準,我們會經常發現在一些國內參展商的展區常有刺激的油漆味兒,他們的施工材料并不符合環保標準。目前國內外比較先進的施工材料是環保型的,預制掏件式的,這樣可以多次使用、又能節約人力物力。 在施工管理上,筆者認為最重要的一環是承包方與參展商的溝通工作,這項工作往往被承包方所忽視。不管是在展覽籌備階段,還是進入現場后,參展商是非常在意雙方的溝通與配合的,作為服務商應該做到有求必應。對于參展商提出的要求,有些承包商的應變能力很差,在關鍵時刻不能滿足參展商,這就會直接影響到參展商參展的效果,F在展覽施工時間越來越短,除大型汽車展等,一般是展前二至三天要開,展后當天或第二天就要拆完,這對施工效率也有很高的要求。 展覽服務承包商主要包括施工、運輸、旅游、廣告、觀眾組織和印刷等服務商。其中施工、運輸兩項為最重要,這主要是為參展商服務的。本文將就各承包商的功能以及他們之間的聯系加以分析。 一個成功的承包商應該和主辦單位、參展商和其他服務商保持良好的關系和及時的溝通,并能根據情況及時反饋。這就要求承包商的管理團隊是個高素質的、管理有方的、戰斗力強的團隊。只有這樣,才能適應快速發展的展覽業。施工好壞關系到展覽會的“門面”,主辦單位會根據展覽規模、展覽預算及展覽的特點向施工承包商(以下簡稱施工商)發標。在確定了場地及主辦單位的發標書后,承包商就要作圖紙設計,特別是總體規劃,其中包括展會的會標、主色調、現場各種功能的服務臺及辦公室等等。特裝修攤位一般是根據參展商的要求來設計的,標準攤位是根據主辦單位或國家展團的組織者的要求來設計施工的。通常是施工方的投標書能接近或達到招標的要求,才有中標的可能。也有的承包商與主辦單位有長期合作關系,對于同一個展覽,就不一定每次招標。 對于特裝修展位,大多是面積比較大的、預算經費比較多的公司展臺。如汽車、通訊展的那些大公司展臺多會是非常講究的特裝修,其投入的預算之大,令人咋舌——經常在百萬人民幣以上。一般展覽指定的施工商并不能拿到很多特裝修的項目,而一些要求名目繁多的參展商經常被一些小而精的公司“拿下”。 舉辦展覽是一個系統工程(本文主要指的是經濟貿易專業展覽),除了市場調研、項目策劃、宣傳招商外,服務對于一個展覽的成功是至關重要的。一個展覽的組織者,不可能承攬全部服務,一個展覽一旦立項,承辦單位就要開始招標尋找、指定服務承包商。這項工作也是展覽運作的一個關鍵環節。 展覽運輸商(以下簡稱運輸商)是展覽會的另一個重要的服務商。主要負責展品運輸,展品報關代理等工作。展品運輸包括展品始發地到展覽現場,展覽結束后,展品回運等工作。運輸商是否能中標,主要是看其對參展商的運輸費率的報價以及其管理能力和服務質量。 一般情況下,一個大型的國際展覽會,運輸工作準備是在展覽開幕前幾個月就開始的,因此,參展商首先要指定各國各地區的分代理,他們要負責展品啟運的相關工作。而展品一旦到了目的地,不管是港口、機場或者火車站,運輸商都要與這些目的地口岸打好招呼,以保證展品一到港口就能卸貨并轉運到目的地。因為費用的關系,大多展品多是海運的。如在北京舉行的展覽一般是在天津新港卸貨,而其他展覽城市通常也是在就近的港口,所以大多大型的展覽多選擇在沿海城市舉辦。 運輸商應當與代理商和海關及時溝通,要提前把展品清單交給海關審查。展品到了現場后,運輸商就可以配合海關及時辦理人關手續。值得注意的一點是:展品通過海關手續后方可開箱。由此可見,運輸商的工作效率要求在某種程度上要比承包商高。當然,不同展覽會的要求是不一樣的。一般大型機械展對運輸商的要求格外高,而通訊和汽車展等比較注重形象的展覽則對承包商要求更高,為了保證展出順利,承包商和運輸商加班到深夜是經常的事。展品是否能在展覽開幕前及時到達展覽現場是問題的關鍵,如果展品遲到了,那就前功盡棄。筆者曾經在冶金鑄造展遇到過一個參展商,他進館后,其展品卻沒到達。他急不可耐,到展會組委會辦公室里“威脅”說“以后再也不來參展了”——這對主辦者來說,應該是最嚴重的警告了,幸虧后來展品在開幕前運抵展會現場,在主辦單位和其他服務商的通力合作下才保證這個展商的順利參展。由此可看出,除時間性因素外,保證展品完整無缺地到現場,施工人員能否保證展品安全等都是至關重要的。 展覽是個復雜的系統工程,涉及到各方面的工作,除了上面論述的兩個主要服務商外,還有很多別的工作。在組織展覽時,服務外包是個很重要的工作。專業的服務商可以提高服務質量,通過招標,又可以有選擇,減少展覽成本。但主辦單位必須選擇懂業務、能力強的公關和管理人才來擔當,充分發揮服務商的作用。只有為參展商和觀眾提供最佳服務,才能確保展覽的成功。 承包商和運輸商在展覽現場的工作時間緊、任務重,沒有很好的合作協調,展覽會成功舉辦是不可能的。在大型展會開幕前的一個月或幾星期前,主辦單位就要召開多次通氣會。除了施工部門和運輸部門外,還要有安全部門、海關、負責水電氣的工程部門參加會議。主辦方要把各職能部門和服務商進出時間排得清清楚楚并告之大家,以免在展會現場因細節問題引起混亂。如汽車或消費品展覽一般要由施工商先進館,然后再進展品。而大型機械展就要讓展品先進,如果先搭展臺,展品就不方便進展會會場了。當然在實踐中,還會有很多意想不到的問題,需要隨時解決。因此,服務商具備很強的應變能力是非常重要的。
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